In fast jedem Unternehmen, mit dem ich über künstliche Intelligenz spreche, läuft ChatGPT längst. Nur nicht offiziell.

Der Vertrieb lässt Angebote umformulieren. Die Buchhaltung fasst E-Mail-Verläufe zusammen. Im Einkauf hat sich jemand privat einen Account angelegt, weil es damit schneller geht. Niemand hat das beschlossen, niemand hat es verboten — es ist einfach passiert.

Das Problem ist nicht die Nutzung

Die übliche Reaktion auf diese Erkenntnis ist ein Verbot. Das ist verständlich und funktioniert nicht. Wer seinen Mitarbeitenden ein Werkzeug wegnimmt, das ihnen täglich eine halbe Stunde spart, erzeugt keine Compliance, sondern Heimlichkeit. Die Nutzung verschwindet dann aus dem Firmennetz — und damit aus jeder Möglichkeit, sie zu steuern.

Das eigentliche Problem ist, dass drei Fragen offen sind, die nur die Geschäftsführung beantworten kann.

Drei Fragen, die niemand gestellt hat

1. Welcher Ablauf lohnt sich wirklich?

„KI einführen“ ist kein Vorhaben, sondern ein Schlagwort. Ein Vorhaben ist: Die Angebotserstellung im Innendienst dauert heute im Schnitt 40 Minuten, davon sind 25 Minuten Zusammensuchen von Daten. Erst wenn ein Ablauf so konkret benannt ist, lässt sich beurteilen, ob sich dafür Aufwand rechtfertigt — und ob überhaupt KI die richtige Antwort ist oder eine schlichte Schnittstelle zwischen zwei Systemen.

2. Welche Daten dürfen in welches Werkzeug?

Das ist die Frage, die mir in Gesprächen am häufigsten gestellt wird, und sie wird derzeit in jeder Abteilung einzeln beantwortet. Meist nach Gefühl. Dabei braucht es keine zwanzigseitige Richtlinie, sondern eine Seite mit drei Farben: welche Datenarten unbedenklich sind, welche nur in freigegebenen Umgebungen verarbeitet werden dürfen und welche das Haus nie verlassen. Wie so eine Datenampel aussieht, habe ich separat beschrieben.

3. Wer prüft das Ergebnis, bevor es rausgeht?

Sprachmodelle erfinden Zahlen, Fristen und Paragrafen — nicht aus Bosheit, sondern weil sie plausible Fortsetzungen erzeugen und keine Fakten nachschlagen. Für interne Zusammenfassungen ist das verkraftbar. Für ein Angebot, eine Mahnung oder eine Kundenauskunft nicht. Jeder Ablauf braucht deshalb eine benannte Stelle, an der ein Mensch freigibt — und die muss im Prozess verankert sein, nicht in der Hoffnung, dass schon jemand hinschaut.

Was Schatten-KI tatsächlich kostet

Der Schaden entsteht selten spektakulär. Er entsteht leise, in vier Formen:

  • Daten in fremden Händen. Private Konten der gängigen Anbieter werten Eingaben standardmäßig weiter aus. Was dort eingegeben wurde, holt niemand zurück.
  • Keine Nachvollziehbarkeit. Wenn ein fehlerhaftes Angebot rausgeht, lässt sich hinterher nicht klären, wie es entstanden ist.
  • Doppelte Kosten. Vier Abteilungen zahlen vier Einzelabos für dasselbe Werkzeug, ohne Rahmenvertrag und ohne Mengenrabatt.
  • Verschenkter Nutzen. Die eine Kollegin, die wirklich gute Ergebnisse erzielt, gibt ihr Wissen nicht weiter, weil sie nicht sicher ist, ob sie überhaupt darf.

Der letzte Punkt ist der teuerste. Ungeklärte Nutzung macht aus einem Produktivitätsgewinn ein Privatvergnügen.

Wie ein geordneter Einstieg aussieht

Wenn ich mit einem Unternehmen anfange, kaufen wir deshalb kein neues Werkzeug. Die Reihenfolge ist umgekehrt:

  1. Bestandsaufnahme ohne Schuldfrage. Wer nutzt heute was, wofür? Das funktioniert nur, wenn vorher klar ist, dass es keine Konsequenzen gibt. Sonst bekommen Sie keine ehrlichen Antworten.
  2. Ein Ablauf auswählen, der spürbar Zeit frisst und dessen Ergebnis prüfbar ist.
  3. Datenregeln festlegen — für diesen Ablauf, nicht für das ganze Unternehmen. Eine Regel, die zu einem konkreten Fall entsteht, wird eingehalten; eine abstrakte Richtlinie landet im Intranet.
  4. Freigabe einbauen und benennen, wer sie verantwortet.
  5. Gegen vorher vereinbarte Zahlen messen und erst dann entscheiden, ob es weitergeht.

Manchmal lautet die Empfehlung am Ende dieses Wegs auch: nicht bauen. Eine schlichte Verbindung zwischen zwei Systemen ist oft billiger und stabiler als ein Sprachmodell.

Was Sie diese Woche tun können

Fragen Sie in der nächsten Leitungsrunde nicht „Nutzt hier jemand ChatGPT?“ — darauf antwortet niemand. Fragen Sie: „Welche Aufgabe würden Sie am liebsten abgeben?“ Die Antworten sind Ihre Kandidatenliste, und sie kommen von den Leuten, die den Aufwand täglich tragen.

Wenn Sie diese Liste danach einmal sortiert durchsprechen wollen: Im Potenzialgespräch gehen wir sie gemeinsam durch und schätzen den Nutzen ab, ohne dass daraus ein Projekt werden muss.